Time-to-Shortlist: Die Kennzahl, die Ihr Mandant sofort spürt

Fragt man Mandanten, warum sie eine Beratung erneut beauftragt haben, fällt selten das Wort Qualität. Es fällt ein Satz wie: "Die haben schnell geliefert." Fragt man, warum sie gewechselt haben, hört man: "Da kam wochenlang nichts."

Das ist kein oberflächliches Urteil, sondern eine logische Folge davon, was ein Mandant überhaupt beurteilen kann.

Warum das Tempo die Wahrnehmung dominiert

Ob eine Besetzung gut war, zeigt sich nach sechs bis achtzehn Monaten. Bis dahin haben so viele andere Faktoren mitgewirkt (Einarbeitung, Führung, Teamzusammensetzung), dass sich der Beitrag der Beratung kaum noch isolieren lässt.

Das Tempo dagegen erlebt der Mandant unmittelbar und ohne Störfaktoren. In der Zeit zwischen Auftrag und erster Vorstellung hat er nichts als Warten. Jeder Tag ohne Rückmeldung ist ein Datenpunkt.

Dazu kommt der interne Druck. Der Personalverantwortliche, der Sie beauftragt hat, muss sich seinerseits erklären. Wenn er in der Bereichsleitungsrunde sagen kann "Wir sehen kommende Woche die ersten drei Kandidaten", war die Beauftragung richtig. Wenn er sagen muss "Ich habe nachgefragt, es dauert noch", war sie es nicht.

Was genau gemessen wird

Die Kennzahl braucht eine Definition, die nicht dehnbar ist. Bewährt hat sich:

Startpunkt: Der Tag, an dem das Briefing abgeschlossen ist. Nicht die Auftragsunterschrift, sondern der Moment, ab dem Sie tatsächlich suchen können, weil Anforderungen, Gehaltsrahmen und Entscheidungsweg geklärt sind.

Endpunkt: Der Tag, an dem Sie dem Mandanten drei Profile vorlegen, die Sie selbst gesprochen haben und die grundsätzlich zur Verfügung stehen.

Die zweite Bedingung ist entscheidend. Fünf Lebensläufe aus einer Datenbank zu schicken ist keine Shortlist, es ist eine Verlagerung Ihrer Arbeit auf den Mandanten. Wer so misst, betrügt sich selbst.

Der Messaufwand liegt bei zwei Datumsfeldern pro Mandat. Mehr braucht es nicht.

Wo die Zeit tatsächlich verloren geht

Wer anfängt zu messen, findet die Verluste selten dort, wo er sie vermutet hat. Vier Muster dominieren.

Das Briefing bleibt unfertig. Die Suche startet mit einer Stellenbeschreibung statt mit einem geklärten Bild. Zwei Wochen später stellt sich heraus, dass Führungserfahrung doch Voraussetzung ist. Die bis dahin angesprochenen Kandidaten sind verbrannt.

Die Recherche beginnt nach dem Briefing. Dabei ließe sich der Markt bereits sichten, während der Vertrag noch abgestimmt wird. Eine grobe Longlist vor dem Briefing kostet zwei Stunden und macht das Briefing selbst besser, weil Sie mit konkreten Beispielen hineingehen.

Rückmeldungen des Mandanten verzögern sich. Der häufigste einzelne Zeitfresser. Sie legen Profile vor, dann liegt die Sache neun Tage beim Fachbereich. In dieser Zeit nehmen zwei Ihrer drei Kandidaten ein anderes Angebot an.

Auf Vollständigkeit gewartet wird. Die Shortlist soll perfekt sein, also wird gewartet, bis der dritte Kandidat zusagt. Zwei starke Profile heute sind für den Mandanten mehr wert als drei in zehn Tagen.

Die Hebel, die am schnellsten wirken

Drei Eingriffe verändern das Ergebnis, ohne dass Sie mehr arbeiten müssen.

Vereinbaren Sie den Rückmeldetermin, bevor Sie liefern. Nicht "melden Sie sich, wenn Sie durch sind", sondern ein Termin im Kalender, an dem Sie die Profile gemeinsam durchgehen. Das ist der wirksamste einzelne Hebel und er kostet Sie nichts.

Machen Sie das Briefing zu einem Termin mit Ergebnis. Am Ende steht ein schriftliches Suchprofil, das der Mandant bestätigt. Eine Seite genügt. Wer das einführt, verliert die nachträglichen Korrekturschleifen fast vollständig.

Liefern Sie in Stufen. Nach einer Woche eine kurze Zwischenmeldung: Wie viele wurden angesprochen, wie ist die Resonanz, wo hakt es. Das verkürzt die reine Suchzeit nicht, aber es verändert das Erleben des Mandanten grundlegend, und genau darum geht es bei dieser Kennzahl.

Was ein guter Wert ist

Feste Zielwerte sind unseriös, weil Fachposition und Vorstandssuche nicht vergleichbar sind. Sinnvoller ist der Vergleich mit sich selbst.

Messen Sie die letzten zehn abgeschlossenen Mandate rückwirkend. Das geht anhand von Kalender und Postausgang und dauert etwa eine Stunde. Sie erhalten eine Zahl, einen Mittelwert und, was am aufschlussreichsten ist, die Bandbreite.

Die Bandbreite sagt mehr als der Mittelwert. Wenn Ihre schnellsten Mandate bei acht Tagen liegen und Ihre langsamsten bei vierzig, liegt der Unterschied fast nie an der Schwierigkeit der Suche. Er liegt am Briefing.

Für gut vorbereitete Fachpositionen im mittleren Segment sind zehn Arbeitstage ein Wert, der sich erreichen lässt. Wichtiger als das Erreichen ist aber, überhaupt eine Zahl zu haben. Ohne Messung diskutieren Sie mit dem Mandanten über Gefühle.

Der Nebeneffekt, der oft übersehen wird

Tempo wirkt nicht nur auf den Mandanten, sondern auch auf die Kandidatenseite, und dort sogar härter.

Ein Kandidat, der in einem Prozess steht, steht selten nur in diesem einen. Zwischen Ihrem Vorgespräch und dem Interview beim Mandanten vergehen im ungünstigen Fall vier Wochen. In dieser Zeit entscheidet er sich mit einiger Wahrscheinlichkeit anderswo, und Sie erfahren es erst, wenn Sie den Interviewtermin bestätigen wollen.

Dann beginnt die Suche teilweise von vorn, und zwar in genau dem Segment, das Sie bereits abgetelefoniert haben. Verzögerung ist deshalb nicht nur ein Reputationsthema, sondern erzeugt zusätzliche Arbeit an derselben Position.

Wer diesen Zusammenhang einmal ausgerechnet hat, argumentiert gegenüber dem Mandanten anders. Der Satz "Ihre Rückmeldezeit kostet Sie Kandidaten" ist belegbar, sobald Sie zwei Fälle nennen können, in denen es genau so passiert ist.