Was ein Mandat ohne Exklusivität wirklich kostet

Die Situation kennt jede Beratung: Ein Mandant beschreibt eine offene Position, das Gespräch läuft gut, der Auftrag kommt. Erst Wochen später stellt sich heraus, dass zwei weitere Beratungen am selben Profil arbeiten. Niemand hat gelogen. Es wurde nur nicht gefragt.

Der Reflex ist, das als Ärgernis abzuhaken und trotzdem weiterzuarbeiten. Die Zahlen sprechen dagegen.

Die Rechnung, die selten jemand aufmacht

Nehmen wir ein durchschnittliches Mandat: Eine Fachposition mit 80.000 Euro Jahresgehalt, Honorar 25 Prozent, also 20.000 Euro im Erfolgsfall. Der Aufwand bis zur Besetzung liegt erfahrungsgemäß zwischen 25 und 35 Stunden. Briefing, Marktrecherche, Direktansprache, Vorgespräche, Aufbereitung der Profile, Begleitung durch die Interviewrunden, Nachverhandlung.

Rechnen wir mit 30 Stunden.

Fall eins, exklusives Mandat. Sie sind die einzige Beratung am Auftrag. Realistisch besetzen Sie drei von vier solcher Mandate, die verbleibende Position wird intern gelöst oder gestrichen. Erwartetes Honorar: 15.000 Euro. Pro Stunde: 500 Euro.

Fall zwei, drei Beratungen parallel. Ihre Trefferwahrscheinlichkeit fällt auf grob ein Drittel, plus einem kleinen Abschlag dafür, dass die Position auch ohne externe Hilfe besetzt werden kann. Sagen wir 30 Prozent. Erwartetes Honorar: 6.000 Euro. Pro Stunde: 200 Euro.

Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Das Verhältnis bleibt: Der parallele Auftrag ist nicht ein bisschen schlechter, er ist um den Faktor zweieinhalb schlechter.

Warum die Qualität zusätzlich leidet

Der zweite Effekt ist schwerer zu beziffern und wirkt trotzdem stärker. Wer weiß, dass zwei Wettbewerber am selben Profil sitzen, arbeitet auf Tempo. Tempo heißt: die naheliegenden Kandidaten zuerst, die gleichen Kandidaten, die auch die anderen beiden ansprechen.

Der Kandidat, der die Position tatsächlich am besten ausfüllen würde, sitzt selten in den ersten zwanzig Suchergebnissen. Ihn zu finden kostet Zeit, die sich im Wettlauf nicht rechnet. So entsteht der Effekt, über den Mandanten sich beschweren: Drei Beratungen liefern weitgehend dieselben Profile.

Und Kandidaten, die innerhalb einer Woche von drei verschiedenen Beratungen zur selben Position angesprochen werden, ziehen ihre eigenen Schlüsse über den Auftraggeber.

Exklusivität ist kein Prinzip, sondern ein Handel

Der übliche Fehler ist, Exklusivität als Bedingung zu formulieren. Aus Sicht des Mandanten klingt das nach Risiko ohne Gegenwert: Er soll sich festlegen und bekommt dafür nichts.

Tragfähiger ist ein Tausch. Sie bekommen die Alleinstellung, er bekommt Verbindlichkeit, die er sonst nirgends bekommt:

• Ein zugesagtes Datum für die erste Vorstellung. Nicht "zeitnah", sondern ein Datum. Wer parallel arbeitet, kann das nicht zusagen, weil er nicht weiß, ob er in zwei Wochen noch am Auftrag ist.
• Eine Nachbesetzungszusage. Scheidet der Kandidat innerhalb der Probezeit aus, suchen Sie ohne erneutes Honorar nach. Das trauen Sie sich nur zu, wenn Sie ordentlich gearbeitet haben, und genau das ist die Botschaft.
• Einsicht in den Prozess. Ein kurzer Statusbericht alle zwei Wochen: angesprochene Kandidaten, Rückmeldungen, Absagegründe. Für den Mandanten ist das Marktforschung, die er sonst nicht bekommt.
• Eine Ausstiegsklausel. Liefern Sie bis zum zugesagten Datum keine drei belastbaren Profile, ist er frei. Das nimmt der Exklusivität das Bedrohliche und kostet Sie nichts, wenn Sie liefern.

Wenn der Mandant trotzdem nicht mitgeht

Manche Unternehmen haben interne Vorgaben, die Exklusivität ausschließen. Dann bleiben zwei ehrliche Wege.

Der erste ist ein Anteil des Honorars zu Beginn, fällig bei Auftragserteilung und verrechenbar mit dem Erfolgshonorar. Das ist kein Retainer im klassischen Sinn, sondern ein Signal: Der Mandant hat etwas investiert und behandelt den Auftrag entsprechend. Erfahrungsgemäß verbessert schon das die Rückmeldezeiten spürbar.

Der zweite Weg ist, abzulehnen. Das fällt schwer, solange der Kalender Luft hat. Es lohnt sich trotzdem, den Gedanken einmal durchzurechnen: Wie viele parallele Mandate haben Sie im vergangenen Jahr bearbeitet, wie viele davon gewonnen, und was hätten Sie in derselben Zeit mit exklusiven Aufträgen verdient?

Der Mittelweg, der öfter funktioniert als gedacht

Zwischen Alleinstellung und offenem Wettlauf liegt eine Variante, die in Gesprächen selten vorgeschlagen wird: Exklusivität auf Zeit.

Sie bekommen einen definierten Vorlauf, üblich sind drei bis vier Wochen. Legen Sie in dieser Frist eine Shortlist vor, bleibt das Mandat bei Ihnen bis zur Entscheidung. Liefern Sie nicht, steht es dem Mandanten frei, weitere Beratungen einzuschalten.

Für den Mandanten ist dieser Vorschlag leicht anzunehmen, weil sein Risiko klar begrenzt ist. Er verliert im schlechtesten Fall drei Wochen, nicht das Mandat. Für Sie ändert sich das Entscheidende: In der Phase, in der die eigentliche Arbeit liegt, arbeiten Sie ohne Wettlauf und können den Kandidaten suchen, der nicht in den ersten Suchergebnissen steht.

Erfahrungsgemäß scheitert dieser Vorschlag selten am Mandanten. Er scheitert daran, dass er nicht gemacht wird.

Bei den meisten Beratungen, die diese Rechnung einmal machen, ist die unangenehme Erkenntnis nicht die Quote. Es ist die Zahl der Stunden, die in verlorene Parallelmandate geflossen sind.

Der Satz, der im Erstgespräch fehlt

Unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden: Die Frage gehört ins Erstgespräch, nicht in die Rückschau. Sie muss nicht konfrontativ klingen.

"Damit ich den Aufwand richtig einschätze: Arbeiten noch andere Beratungen an der Position, oder ist das für Sie offen?"

Die Antwort ändert Ihre Kalkulation, Ihre Zusagen und manchmal Ihre Entscheidung. Sie kostet zehn Sekunden.